Solo quedan 2 meses para que termine el 2023 y la mayoría de las empresas ya están envueltas en la vorágine del cierre del año y la aprobación del presupuesto para el 2024. Cada empresa tiene su propio ritmo y forma de caminar estos últimos meses del año y lo terminarán con mayor o menor efectividad, con mayor o menor estrés. Pero lo harán, y cerrarán el año para comenzar un nuevo ciclo el 2024.

Pero lo que la mayoría de las empresas No hará adecuadamente, es construir la Agenda Anual del Directorio para el próximo año.

Claramente no me estoy refiriendo a la planificación de las fechas y horarios en los que sesionarán. Eso lo hacen todos los directorios: “Último lunes de cada mes de 09:00 a 13:00”, “Todos los 28 de cada mes o el día hábil siguiente”, etc.
Me refiero al calendario anual de temas a discutir, ámbitos a analizar y evaluar, y decisiones y acciones a tomar durante el año. Un documento que requiere la cuidadosa atención del directorio completo.

Los directorios, hoy más que nunca, deben operar en ambientes sumamente complejos, con mayores requerimientos regulatorios, crecientes demandas de inversionistas, mayores presiones de clientes, empleados, y la sociedad en general, rápidos avances tecnológicos y mercados volátiles e inestables, entre otros. Esto pone a los directores en una posición sumamente vulnerable, ya que son los últimos responsables del éxito o fracaso de las empresas que lideran y solo pueden ejercer su liderazgo, gestión y control a través de los informes que reciben, las interacciones con el management y las sesiones de directorio y comités.

Siendo esta la realidad, los directorios deberían enfrentar su gestión con una cuidadosa planificación bajo un mindset de transparencia, flexibilidad, agilidad y trabajo en equipo.

La Agenda Anual del Directorio es una herramienta muy simple pero efectiva para apoyar a los directorios a ejercer su labor de gobierno, porque:

• Asegura que todos los temas sobre los que los directores son responsables reciban la atención requerida y que lo urgente no desplace a lo importante
• Genera transparencia y alineamiento entre los miembros del directorio sobre las prioridades de gestión
• Ordena las interacciones durante al año entregando al management claridad y ritmo para planificar su trabajo
• Genera un framework de trabajo que ayuda a los directores a informarse y prepararse adecuadamente para cada sesión
• Sienta las bases para poder conducir sesiones de directorio efectivas, ordenadas, participativas y concluyentes

Pero, lastimosamente, son extremadamente pocos los directorios que construyen una agenda anual de trabajo potente para utilizarla como una herramienta efectiva de gestión.

¿Y esto por qué?

Bueno, por varios factores: el estilo de liderazgo del presidente del directorio, la fuerza da la costumbre, falta de tiempo, desconocimiento sobre la forma de construir una agenda anual, y si, aunque no lo crean… falta de interés y motivación de los directores.

A modo de ejemplo, les comparto algunas respuestas de directorios ante la pregunta “¿Y dónde está la agenda anual del directorio?”

Toda empresa debe contar con una agenda anual del directorio, una que no sea una hoja en blanco que se completa a medida que pasa el tiempo sin rumbo ni lógica, ni tampoco una que se convierta en una camisa de fuerza que limite la flexibilidad y agilidad del directorio.

La mejor analogía que se me ocurre para ilustrar esta situación es la siguiente:
¿Alguna vez han realizado un “Road trip”? Uno puede enfrentar un viaje de esas características de distintas maneras: En los extremos están aquellos a quienes les basta con llenar el estanque del auto con bencina, tener el celular bien cargado y una idea general de los destinos que se quiere visitar, y están los que necesitan tener un cronograma claro de los distintos destinos que visitarán y cuando, dónde dormirán, cuánto gastarán, etc.

Una agenda anual del directorio permite un justo medio, ya que:

• genera claridad sobre el rumbo (sabemos cuál es nuestro destino final) y las prioridades (los principales destinos a visitar)
• entrega seguridad tanto al directorio como al management de la compañía (tendremos siempre un lugar donde dormir: los hoteles están reservados sin penalización de cambios)
• provee orden (nos moveremos de este a oeste o de norte a sur y no en círculos ni de forma errática) y ritmo (limitaremos las horas de manejo a menos de X horas diarias)
• permite reaccionar y ajustar (llevaremos mapas físicos, cargadores portátiles, herramientas e insumos necesarios para ajustar nuestro plan en caso de emergencias o imprevistos)

Entre los temas que debieran formar parte de la agenda anual de un directorio están los siguientes:

• Estrategia: Planificación, seguimiento a la implementación, monitoreo y control
• Presupuesto: Construcción, aprobación, monitoreo y control
• Cumplimiento normativo: hitos, aprobaciones y reportes
• Desempeño de la compañía: revisión de indicadores comerciales, operacionales, financieros y organizacionales; análisis y toma de decisiones
• Riesgo y compliance: Definición de políticas y procedimientos, revisión de indicadores, análisis y toma de decisiones
• Gestión de stakeholders: Reportes, informes, reuniones, etc.
• Evaluación del CEO: Definición del “yearly performance contract”, monitoreo, evaluación y feedback, incentivos y plan de sucesión
• Evaluación del directorio: Encuesta de autoevaluación, análisis, plan de acción

La construcción de la agenda anual consistirá en determinar cuáles de estos temas y sus respectivos sub-temas y otros temas adicionales se tocarán en que sesión, ya que hay temas que requieren una frecuencia mensual y otros que se realizan trimestral, semestral o anualmente. Lo importante es conocerlos, mapearlos y agendarlos.

La responsabilidad de la construcción de esta agenda anual es del directorio, bajo el liderazgo del presidente, y mi recomendación es que se realice con la mesa completa presente, como un ítem adicional de la agenda del último directorio del año.

Aún están a tiempo para incorporar este ejercicio en la sesión de diciembre.

Mucho éxito!

Ximena Jiménez
Managing Partner
LITup
www.litupnow.com
“Your Independent Thought Partner”