Rompe con la Ilusión del Presupuesto Tradicional
Muchas empresas saben que los presupuestos tradicionales están lejos de ser herramientas perfectas para la gestión de resultados. Sin embargo, año tras año, continúan confiando en ellos como su principal ritual para planificar el futuro. ¿Por qué? Porque el presupuesto se ha convertido en una rutina que no se cuestiona, un proceso que se sigue simplemente porque siempre se ha hecho y porque todo el mundo lo hace. Creen que, al construir un presupuesto, están dando alguna dirección a la organización, definiendo sus aspiraciones para resultados a corto plazo y estableciendo objetivos para la alta dirección, asumiendo que es un mecanismo de control eficaz.
Pero la realidad es otra. El esfuerzo presupuestario como rito es un proceso rígido, costoso y desgastante, que no permite anticipar adecuadamente ni los resultados ni las necesidades de recursos. Por lo general no genera motivación ni entusiasmo, por el contrario, genera sensaciones de agobio, estrés y pérdida de control y autonomía. La gestión del desempeño se convierte en un ejercicio retrospectivo, y el control se reduce a imponer el cumplimiento en lugar de fomentar una real reflexión y gestión de los resultados.
Para superar estas limitaciones y lograr un impacto real, las empresas necesitan un enfoque de planificación más dinámico, uno que comience con una Reflexión Estratégica Profunda basada en cuatro pilares fundamentales: Entendimiento, Alineamiento, Determinación, y Disciplina.
“Los presupuestos tradicionales son un vestigio de la era industrial,
una práctica del siglo XX que no tiene lugar en el siglo XXI.” – Howard Dresner
Entendimiento: Pasar de una Visión de telescopio a una Visión Panorámica
El proceso de presupuestación tradicional es un ejercicio centrado en los números de corto plazo, generados de forma “Bottom-up” y desagregada, donde se le pide a cada gerente que proporcione su mejor estimación para el próximo año sobre los principales indicadores bajo su gestión directa (venta, costos, gastos, ebitda, etc.). Estas estimaciones son luego consolidadas y ajustadas a nivel central, para luego entregarse como objetivos de gestión para el año siguiente.
El problema es que este ejercicio suele basarse en información histórica y algunos supuestos sobre lo que es posible generar en base al conocimiento actual del negocio y sus variables críticas. Este proceso es muy limitado en su capacidad de entender adecuadamente los resultados de una compañía y sus reales oportunidades futuras, ya que no incentiva la reflexión conjunta sobre los factores críticos que realmente afectan el desempeño (externos e internos).
Una Reflexión Estratégica, por el contrario, fomenta la generación y entendimiento común de los factores críticos del negocio, motiva la reflexión conjunta y el intercambio de visiones. Un verdadero entendimiento va más allá de proyectar cifras; implica generar, comprender y compartir conocimiento sobre todos los aspectos que afectan el desempeño de la empresa, tanto directa como indirectamente.
Alineamiento: Centrarse en Objetivos Comunes, No Solo en Métricas
El presupuesto tradicional asume que genera alineamiento y compromiso en torno a los principales objetivos numéricos para el negocio. Sin embargo, lo que logra es ignorar la variabilidad natural del negocio y nubla la visibilidad de los equipos en las metas a largo plazo al centrar su atención en los números de corto plazo.
El Verdadero Alineamiento consiste en comprometerse con una dirección común, no solo con un conjunto de cifras estáticas. Durante una Reflexión Estratégica, los responsables de la toma de decisiones se reúnen para definir los objetivos y ambiciones a largo plazo, así como las directrices de acción. Este ejercicio de alineamiento se centra en definir hacia dónde quiere ir la empresa y cómo pretende llegar allí, incluyendo decisiones sobre qué priorizar y qué evitar.
Cuando los responsables de la toma de decisiones están alineados en estas definiciones direccionales, pueden asignar recursos de manera más efectiva y fomentar una cultura colaborativa, donde los equipos trabajen juntos hacia objetivos compartidos en lugar de estar divididos por objetivos presupuestarios individuales.
Al pasar de la rigidez de un ejercicio presupuestario a una Reflexión Estratégica, se está fomentando una toma de decisiones más inteligente, una planificación adaptativa y una cooperación entre unidades que impulsa el crecimiento sostenible.
Determinación: Tener el Valor y la Resolución para Actuar
El presupuesto tradicional es un ejercicio cuantitativo que rara vez desafía el estatus quo y motiva el pensamiento crítico y la innovación. En general tiende a reforzar una mentalidad de hacer “más de lo mismo”.
Una vez, un cliente me dijo: “Sé lo que tengo que hacer: vender más y mejor”. Esta respuesta ejemplifica una trampa común: centrarse en objetivos genéricos sin considerar qué debe cambiar para lograrlos. Simplemente aspirar a “vender más” no aborda la necesidad de nuevas estrategias, acciones o ideas esenciales para impulsar un crecimiento real.
Aquí es donde entra la determinación. Tener determinación significa tener el valor y la resolución para pensar de manera diferente, romper con la comodidad de las rutinas conocidas y desarrollar nuevas iniciativas que realmente impulsen a la empresa hacia resultados distintos. Se trata de fomentar una mentalidad que abrace el cambio, tome riesgos calculados y no tema innovar en la búsqueda del éxito.
Una Reflexión Estratégica cultiva esta mentalidad al empujar a los equipos de gestión a preguntarse: ¿Qué necesitamos hacer de manera diferente este año? ¿Qué nuevas acciones, ideas o iniciativas se requieren para alcanzar nuestros objetivos de largo y mediano plazo?
La determinación no se trata solo de trabajar más duro; se trata de trabajar de manera más inteligente. Es reconocer que las viejas estrategias pueden no funcionar en un entorno cambiante y tener la determinación de crear e implementar nuevas. Al fomentar esta mentalidad, una Reflexión Estratégica transforma la planificación desde un proceso estático hacia un viaje dinámico y orientado a la acción.
Disciplina: Establecer Mecanismos para una Ejecución Adaptativa
El presupuesto tradicional en general se limita a la revisión del “cumplimiento del presupuesto” en reuniones donde el foco está en el “por qué de los resultados”, lo que casi siempre deriva en esfuerzos de justificación. La atención se centra en el espejo retrovisor más que en el camino por delante. Este enfoque estático puede impedir que las empresas reaccionen rápidamente a nuevos desafíos u oportunidades, dejando poco espacio para la flexibilidad o la adaptación.
En una Reflexión Estratégica, la Disciplina se fomenta estableciendo mecanismos que permitan el monitoreo, el control y el ajuste.
Para lograr esto, las empresas deben:
- Definir Roles y Responsabilidades: Identificar claramente quién es responsable de cada aspecto del plan y cómo colaborarán los diferentes equipos para ejecutarlo. Esta claridad asegura la responsabilidad y permite una toma de decisiones más rápida cuando se requieren ajustes.
- Crear un Ritmo de Monitoreo del desempeño: Establecer reuniones de “problem solving” centradas en ideas y potenciales acciones necesarias para ajustar camino hacia los objetivos de largo plazo. Este ritmo de conversaciones continuas y enfocadas ayuda a mantener el impulso y a mantener a todos alineados e informados.
- Implementar un Marco Coherente para la Toma de Decisiones: Desarrollar un enfoque estructurado para la toma de decisiones que permita respuestas ágiles. Esto incluye establecer criterios sobre cuándo y cómo hacer ajustes, y asegurar que las decisiones se tomen de manera coherente y transparente.
Al establecer estos mecanismos, una Reflexión Estratégica fomenta un enfoque disciplinado pero flexible para la ejecución. Permite a las empresas mantenerse en el camino hacia sus objetivos a largo plazo mientras mantienen la agilidad necesaria para pivotar y adaptarse en un entorno en rápida evolución.
De la Ilusión al Impacto Real
El camino hacia un impacto real comienza dejando atrás la ilusión de que el presupuesto tradicional por sí solo es suficiente. Para avanzar de verdad, las empresas deben cambiar, y un paso sumamente importante es liberarse de la inercia del proceso de presupuestación tradicional y ampliar el enfoque incorporando una Reflexión Estratégica como parte fundamental del proceso.
Transformen al presupuesto en una instancia adicional de un proceso de Reflexión Estratégica anual, que no necesita ser un proceso largo, complejo ni costoso. Busquen las instancias de conversación, estructuren y faciliten la reflexión de forma efectiva y generen conclusiones que alimenten el ejercicio de presupuestación para el año siguiente (entre otros).
“Estrategia es la herramienta que transforma las intenciones en realidades;
sin reflexión estratégica, una empresa puede confundir inercia con progreso.” – Peter Drucker
¡Mucho éxito!
Ximena Jiménez
Managing Partner
LITup
www.litupnow.com
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