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La Organización Procrastinadora

Por Ximena Jiménez - Thursday 18 January, 2018


Déjenme contarles algo personal…

Hace más de 4 años decidí prescindir completamente del apoyo doméstico con el que contaba tanto para la mantención y funcionamiento de mi casa como para el cuidado de mis niños. Y así pase, en un plazo de 6 meses, de emplear a 3 personas distintas a asumir yo sola (y la ayuda – en lo posible – de mi familia) el 100% de esas responsabilidades.

Pasé de tener que solamente preocuparme de mi desempeño profesional y parental a también tener que hacerme cargo del correcto funcionamiento de mi casa, con todas las tareas que eso implica. Sí… todas…

Al principio me costó bastante adaptarme a este nuevo rol que había asumido, pero puedo decir que después de un tiempo ajustando, adaptando y aprendiendo, llegué a un ritmo en el que todo increíblemente funciona, y muy bien. Hoy disfruto mucho de este sistema…

¿Por qué les cuento todo esto?

Pues porque cada vez que alguien se entera sobre este ritmo de vida que llevo, me preguntan con mucha sorpresa y cara de incredulidad: ¿Cómo lo haces? (piensan que estoy loca…)

Y la respuesta es: Aprendí a vencer mi inclinación natural a procrastinar.

¿Pero por qué es tan fácil caer en la procrastinación?

Procrastinar es el mal hábito de posponer o dejar de hacer aquello que sabemos que tenemos que hacer ahora. Es la incapacidad de movilizarse hacia una acción.

Y nos pasa porque permitimos que las emociones negativas (generadas por nuestro sistema límbico) que algunas tareas nos provocan superen a los mandatos de nuestra razón (corteza frontal o lóbulo frontal).

Nos sentimos abrumados por la magnitud de la tarea o el desafío y no sabemos por dónde empezar. Nos parece una tarea tediosa y aburrida que no nos causa placer. Tenemos temor a equivocarnos.

Y cuando el sistema límbico vence al lóbulo frontal nos paralizamos y tomamos la decisión de posponer la tarea o no realizarla del todo.

Eso es procrastinar.

Y también les pasa a las organizaciones. Claro… porque están formadas por personas que procrastinan y que involuntariamente contribuyen a la procrastinación organizacional.

Permitimos que los proyectos excedan los plazos y presupuestos sin detenerlos a tiempo. El incumplimiento de metas y deadlines no tiene consecuencias visibles. No desvinculamos a las personas que lo merecen por el temor al costo asociado (personal y económico). No damos retroalimentación con la frecuencia adecuada. No resolvemos conflictos. No tomamos decisiones difíciles. Sólo por nombrar algunos ejemplos…

¿Y qué podemos hacer entonces dentro de nuestras empresas para frenar la procrastinación individual y grupal?

1) Planifiquemos: Es difícil movilizarse hacia un objetivo si lo percibimos difícil, no sabemos por dónde empezar ni cómo avanzar. Es abrumador…

Ayudemos a bajar la ansiedad que provocan aquellas tareas y proyectos complejos, planificando.

Dividamos el recorrido completo en pequeñas tareas, prioricémoslas, ordenémoslas en el tiempo, asignémosles recursos y monitoreemos el avance. Ayudemos a resolver temas y a destrabar cuellos de botella.

Si yo no tuviera un calendario ordenado de cuándo deben realizarse las distintas tareas en mi casa, no podría planificar mi tiempo y viviría constantemente agobiada por todo lo que hay que hacer…

2) Hagamos que el esfuerzo valga la pena: Que lata realizar una tarea (por más pequeña que sea) y no sentirse satisfecho por haberla completado.

Con frecuencia nos pasa que no observamos, valoramos ni festejamos las cosas que se logran o salen bien dentro de nuestras organizaciones y sólo nos concentramos en lo que faltó o salió mal.

Aprendamos a apreciar y ejercitemos el felicitar y agradecer. Instauremos sistemas de incentivos (ya les comentaré sobre este tema con mayor profundidad). Establezcamos instancias para festejar y valorar el trabajo grupal e individual.

Créanme que no disfrutaría tanto mi quehacer doméstico si mi marido y cercanos no apreciaran cuan limpia y ordenada mantengo mi casa y si mis niños no me felicitaran por mis habilidades en la cocina…

3) Establezcamos grupos y sistemas de apoyo: No hay nada mejor que sentirse acompañado y apoyado frente a los desafíos.

Una de las principales falencias de la tipología de estructura organizacional tradicional (funcional) es que permite la aislación e individualización de los esfuerzos. Esto, sumado al intenso ritmo de trabajo dentro de las empresas, limita la capacidad de colaboración.

Innovemos en la forma en la que estructuramos los proyectos y desafíos dentro de nuestras empresas. Permitamos la formación de redes y grupos de apoyo internos, hagamos uso de las nuevas tecnologías para facilitar la interacción.

Motivemos a nuestros equipos a identificar dificultades y a pedir ayuda. Premiemos la colaboración.

Ahora que mis hijos colaboran con pequeñas tareas en la casa (acorde a su edad y capacidades), el trabajo se hace mucho más llevadero.

4)  Aceptemos los errores y el fracaso como parte natural del proceso de aprendizaje: No existe mayor facilitador para la procrastinación organizacional que el miedo.

El miedo a equivocarnos, a no ser lo suficientemente capaces, el miedo al ridículo, a la humillación.

Fomentemos una cultura que aprecie y valore los errores, la capacidad de identificarlos y sobre todo la habilidad de enmendarlos. Premiemos la capacidad de aprender de los errores y enmendar caminos.

Generemos la sensación de seguridad que da el saber que nada malo pasará si nos equivocamos, si logramos resolver los problemas y si logramos aprender de la experiencia.

Y por último…

¡Despertémonos más temprano!

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  1. Sobre el autor:

    Ximena Jiménez

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